KOMUNIKASI ORGANISASI

A.    FUNGSI PESAN DALAM ORGANISASI

Tiap pesan yang dikirimkan dalam suaqtu organisasi mempunyai alasan tertentu mengapa dikirimkan dan di terima oleh orang tertentu. Fungsi utama pesan dalam organisasi menurut para ahli.

Ø  4 fungsi utama pesan menurut Khan dan Katz

·   Yang berkenaan dengan produksi

·      Pemeliharaan

·      Penerimaan

·      Pengelolaan organisasi

Ø  3 alasan pengiriman pesan menurut Redding

·      Untuk pelaksanaan tugas-tugas dalam organisasi

·      Untuk pemeliharaan

·      Untuk kemanusiaan

Ø  Fungsi utama pesan menurut Thayer

·      Untuk member informasi

·      Membujuk

·      Memerintah

·      Memberi instruksi

·      Mengintegrasikan organisasi.

Ø  Fungsi utama pesan menurut  Greenbaumn

·         Untuk mengatur

·         Untuk melakukan pembaruan

·         Integrasi

·         Memberikan informasi dan instruksi.

Dari macam-macam pendapat di atas terdapat kecenderungan kesamaan dari tujuan atau fungsi dari pesan walaupun dinyatakan dalam istilah yang berbeda. Ada empat fungsi pesan, diantaranya :

1.      Pesan Tugas

Maksudnya adalah pesan-pesan yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi oleh anggota organisasi. Pesan tugasi berhubungan dengan isi dari output

2.      Pesan Pemeliharaan

Pesan-pesan yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan pengaturan organisasi. Pesan ini membantu organisasi untuk tetap hidup kekal. Pesan pemeliharaan berhubungan dengan pencapaian dari output.

3.      Pesan Kemanusiaan

Pesan ini langsung diarahkan kepada orang-orang dlam organisasi dengan mempertimbangkan sikap mereka, kepuasan, dan pemenuhan kebutuhan mereka.

4.      Pesan Pembaruan

Pesan ini menjadikan organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi dalam lingkungannya.

Suatu studi yang dilakukan oleh Schuler dan Blank (Goldhaber, 1986) berkenaan dengan fungsi pesan dalam organisasi menyatakan bahwa ada hubungan positif antara ketepatan komunikasi tugas, komunikasi kemanusiaan dan komunikasi pembaruan dengan kepuasan kerja dan hasil yang dicapai oleh pekerja.

Tiap tipe pesan kelihatannya berinteraksi dengan level organisasi tertentu dan mempengaruhi secara berbeda kepuasan dan kinerja mereka. Oleh karena itu organisasi harus bijaksana dan lebih sensitive terhadap perbedaan pesan dalam program memotivasi karyawan.

B.     JARINGAN KOMUNIKASI

Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yanbg menduduki posisi atau peranan tertentu. Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya,bentuk struktur dari jaringan itupun juga akan berbeda-beda.

Ada enam peranan jaringan komunikasi, yaitu :

·         Opinion leader adalah pimpinan informal dalam organisasi

·         Gate keepers adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi.

·         Cosmopolites adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya.

·         Bridge adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.

·         Liaison adalah sama peranannya dengan bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.

·         Isolate adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.

Secara umum, jaringan komunikasi dapat dibedakan atas jaringan komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal. Jaringan komunikasi formal salurannya ditentukan oleh struktur yang telah direncanakan yang tidak dapat dipungkiri oleh organisasi. Sedangkan jaringan komunikasi informal tidaklah direncanakan dan biasanya tidaklah mengikuti struktur formal organisasi, tetapi timbul dari interaksi sosial yang wajar di antara anggota organisasi.

C.    JARINGAN KOMUNIKASI FORMAL

Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi dalam struktur organisasi, yaitu :

1.      “Downward communication” atau komunikasi kepada bawahan

Komunikasi ke bawah menunjukan arus pesan yang mengalir  dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. Menurut Lewis (1987) komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalah pahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

Ø  Tipe Komunikasi ke Bawah

Secara umum komunikasi kebawah dapat diklasifikasikan atas 5 tipe, yaitu :

1.      Instruksi Tugas, yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung, cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal.

2.      Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi.

3.      Ideologi. Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan ideologi mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

4.      Informasi, pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional.

5.      Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya.

Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut di pengaruhi oleh struktur hierarki dalam organisasi. Pesan ke bawah cenderung bertambah karena pesan itu bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut-turut.

Ø  Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi ke Bawah

Arus komunikasi daripada atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor, antara lain :

1.      Keterbukaan, kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah.

2.      Kepercayaan pada pesan tulisan, kebanyakan pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.

3.      Pesan yang berlebihan

4.      Timing

5.      Penyaringan, pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka, tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan.

Ø  Penyempurnaan Komunikasi ke Bawah

Davis (1976) memberikan saran-saran :

1.      Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka.

2.      Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan

3.      Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi.

4.      Pempinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima pesan.

Disamping saran Davis tersebut, ada pula pedoman yang membantu pimpinan dalam berkomunikasi kepada bawahan yang di sarankan oleh Down, Linkugel dan Berg (Koechler,1981).

1.      Saluran yang digunakan dan informasi yang dikirimkan hendaklah yang betul-betul dikenal oleh pimpinan dan karyawan.

2.      Pempinan hendaklah tahu persis apa yang ingin dicapainya dengan komunikasinya itu.

3.      Garis komunikasi hendaklah langsung dan sependek mungkin.

4.      Komunikasi manusia tidak pernah pasti dan pimpinan perlu berusaha agar pesan itu jelas dan konsisten.

5.      Batas waktu adalah penting.

6.      Penting dipahami kapan dan dimana informasi didistribusikan.

7.      Pergunakan uang sebagai alat untuk menilai program komunikasi.

8.      Umumnya lebih efektif mengirimkan pesan dengan menggunakan dua saluran daripada satu saluran.

9.      Meskipun mungkin diperlukan perhatian khusus pada waktu-waktu adanya stress dan perubahan, komunikasi hendaklah jalan terus.

Ø  Metode Komunikasi ke Bawah

Pace (1989) mengemukakan 4 klasifikasi metode, yaitu : lisan, tulisan, gambar, dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar. Untuk itu ada beberapa criteria yang digunakan untuk menentukan metode, seperti :

1.      Ketersediaan .

2.      Biaya

3.      Dampak

4.      Relevansi

5.      Respons

6.      Skill

Bentuk komunikasi yang biasanya digunakan dalam tiap metode adalah sebagai berikut :

1.      Metode lisan : rapat, diskusi, seminar, konferensi, interview, telepon, system intercom, kontak interpersonal, laporan lisan, dan ceramah.

2.      Metode tulisan : surat, memo, telegram, majalah, surat kabar, deskripsi pekerjaan, dan laporan tertulis.

3.      Metode gambar : grafik, poster, peta, film, slide, display, dan foto.

2.      “Upward communication” atau komunikasi kepada atasan

Adalah pesan yan g mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuannya adalah memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.

Ø  Fungsi Komunikasi ke Atas

Menurut Smith (Goldhaber, 1986) komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya.

Ø  Apa yang Seharusnya Dikomunikasikan ke Atas

Kebanyakan  hasil analisis penelitian mengenai komunikasi ke atas mengatakan bahwa supervisor dan pimpinan haruslah mendapat informasi dari bawahannya mengenai hal-hal berikut :

1.      Apa yang dilakukan bawahan.

2.      Menjelaskan masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu.

3.      Menawarkan saran-saran atau ide bagi penyempurnaan unit nya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan.

4.      Menyatakan bagaimana pikran dan perasaaan mereka mengenai pekerjaannya, teman kerjanya dan organisasi.

Ø  Kesulitan Mendapatkan Informasi ke Atas

Menurut Sharma (1979) mengatakan bahwa kesulitan itu mungkin disebabkan beberapa hal diantaranya, yaitu :

1.      Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya.

2.      Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik pada masalah mereka.

3.      Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas.

4.      Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan.

Ø  Factor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi ke Atas

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan.

2.      Komunikasi ke atas yang bersifat positif.

3.      Komunikasi ke atas lebih mungkin di terima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru.

4.      Komunikasi lebih efektif jika langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.

5.      Komunikasi ke atas akan lebih efektif, jika mempunyai daya tarik secara intuitif.

Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat mengetahui bagaimana pendapat bawahan mengaenai atasan, menggenai pekerjaan mereka, mengenai teman-temannya yang bekerja dan mengenai organisasi. Karena itu organisasi perlu memprogramnya.

Ø  Prinsip-prinsip Komunikasi ke Atas

Untuk menyusun program ini ada prinsip yang perlu di pedomani oleh pimpinan. Prinsip-prinsip tersebut menurut Planty dan Machaver (Pace,1989) adalah :

1.      Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan.

2.      Program komunikasi ke atas berlangsung terus-menerus.

3.      Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran yang rutin.

4.      Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah.

5.      Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pendengar objektif.

6.      Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pengambilan tindakan berespons terhadap masalah.

7.      Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan bermacam-macam media dan metode untuk memajukan arus informasi.

3.      “Horizontal communication” atau komunikasi horizontal

Adalah pertukaran pesan di antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.

D.    JARINGAN KOMUNIKASI INFORMAL

Informasi yang di dapat mengalir ke atas, ke bawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir keseluruh organisasi tantpa dapat di perkirakan. Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin. Informasi yang mengalir dalam jaringan grapevine ini, kelihatannya beruabah-ubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui komunikasi formal.

Komunikasi informal cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah yang berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang di umumkan oleh yang berkuasa.